Fibromyalgia Research (FibroRes vzw) gevestigd op Ganzendries 84, 9000 Gent, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens (verwerkingsverantwoordelijke) zoals weergegeven in deze privacy verklaring. We vinden de bescherming van je privacy uiterst belangrijk. We willen je zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met je persoonsgegevens gebeurt. Hieronder vind je informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat je privacy-rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.
1. Wie wordt beschermd door dit privacybeleid?
Dit privacybeleid geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken. Het is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van personen in relatie tot de werking van de vzw of personen die gebruik maken van diensten aangeboden door de werking.
Dit privacybeleid is verder ook van toepassing wanneer je een bezoek brengt aan onze zetel, websites, meedoet aan een onderzoek, vragenlijsten, wedstrijd, actie of event, of op andere wijze gebruik maakt van onze diensten.
2. Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?
A. Definitie.
Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die je als natuurlijke persoon direct of indirect kunnen identificeren. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens.
B. Verwerkingsverantwoordelijke.
FibroRes vzw, met maatschappelijke zetel te Ganzendries 84, 9000 Gent, en ingeschreven onder nummer 0541.597.223 (hierna “FibroRes vzw”) is verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens.
3. Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken?
We verwerken de persoonsgegevens die je ons zelf geeft. Dit kan telefonisch (bijvoorbeeld wanneer je belt met een vraag), schriftelijk (bijvoorbeeld wanneer je een (online) formulier invult, je ons een SMS of e-mail stuurt, deelneemt aan onderzoek) of mondeling (bijvoorbeeld op de hoofdzetel).
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken: – Voor- en achternaam – Adresgegevens – Telefoonnummer/GSM – E-mailadres – Geboortedatum
– Facturatie en betalingsgegevens
Zoals de wet bepaalt, verwerken we geen gevoelige gegevens zoals onder andere gegevens over je raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele voorkeuren en gezondheid.
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over personen die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of bv. een websitebezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@fibrores.org, dan verwijderen wij deze informatie.
4. Waarvoor gebruiken we deze persoonsgegevens?
We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij wij telkens enkel de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.
Zo gebruiken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is:
• in het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van een overeenkomst of dienst;
• om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen;
FibroRes vzw verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– Het afhandelen van uw betaling – Verzenden van onze nieuwsbrief of gelijkaardige – U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren – Om goederen en diensten bij u af te leveren – Ledenadministratie vzw FibroRes neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit.
5. Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?
We werken hard om je persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in onze zetel als online. Wij gebruiken allerlei technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van je gegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, opslag op een end-to-end encrypted server in eigen beheer, firewalls, antivirus en toegangscontroles voor onze werknemers. Moest er zich een gegevenslek voordoen met nadelige gevolgen voor je persoonsgegevens, dan word je in de door de wet voorziende omstandigheden persoonlijk verwittigd.
6. Verkopen we je gegevens aan derde partijen of geven we je gegevens door?
Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen en we geven ze niet door aan derden tenzij dit nodig is voor een overeenkomst tussen jou en FibroRes vzw.
Voor zover persoonsgegevens buiten de Europese Unie worden verwerkt, zorgen wij er via contractuele of andere maatregelen voor dat die gegevens daar een passend beschermingsniveau genieten vergelijkbaar met de bescherming die zij in de Europese Unie zouden genieten, conform de Europese regelgeving.
Wij gebruiken anonieme, geaggregeerde gegevens voor mogelijke onderzoeksdoeleinden. FibroRes vzw waarborgt telkens dat data nooit kunnen herleiden naar een te identificeren natuurlijke persoon.
7. Wat zijn je privacy-rechten en hoe kan je ze uitoefenen?
Je recht van inzage
Je hebt het recht om op ieder ogenblik van vzw FibroRes te vernemen of wij al dan niet je persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken om die gegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over:
• de verwerkingsdoeleinden;
• de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
• de ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen);
• indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
• het bestaan van je privacy-rechten;
• het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
• de informatie waarover wij beschikken over de bron van de gegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen; en
• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.
Je hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm.
Dit informatie kan worden opgevraagd via info@fibrores.org
Je recht op verbetering van persoonsgegevens
Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten rechtzetten. Dit kan op info@fibrores.org
Je recht op gegevenswissing (het ‘recht op vergetelheid’)
Je hebt het recht om zonder onredelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen. Houd er wel rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan wettelijk verplicht is.
8. Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?
Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen, en kan soms heel kort zijn. Soms kan de termijn ook langer zijn, bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen zijn wij bijvoorbeeld verplicht om je facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden) of uit de juridische noodzaak om bepaalde gegevens (met name je overeenkomst, facturen en correspondentie in verband met klachten daaromtrent) als bewijs te bewaren bij geschillen, tot maximaal 10 jaar na beëindiging van je contract. Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard wel slecht beperkt toegankelijk.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.
9. Cookiebeleid.
FibroRes vzw gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
10. Hoe kan ik FibroRes vzw contacteren?
Indien je FibroRes vzw wil bereiken in relatie met dit privacybeleid kan dit op info@fibrores.org
11. Blijf op de hoogte van aanpassingen.
FibroRes vzw kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe verwerkingsactiviteiten. Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website. Uiteraard informeren wij je voorafgaandelijk via onze websites of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij wanneer de wet dit vereist jouw voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.
12. Escalatie bij de toezichthoudende autoriteit.
Voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens door FibroRes vzw, kan je je wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / +32 (0)2 274 48 00 / commission@privacycommission.be / www.privacycommission.be.
Tekst geldig vanaf 25 mei 2018.